Krajowy System e-Faktur (KSeF)
to jedna z największych zmian w obszarze fakturowania w ostatnich latach. Dla wielu firm oznacza nie tylko nowe obowiązki, ale również konieczność dostosowania systemów informatycznych, procedur oraz codziennej pracy działów księgowych i handlowych.
System ikom365 ERP został przygotowany tak, aby obsługa KSeF była jak najmniej odczuwalna dla użytkowników, a jednocześnie w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami. W tym artykule pokazujemy, jak wygląda obsługa KSeF w praktyce – od konfiguracji, przez wysyłkę faktur, aż po pobieranie dokumentów zakupowych.
Czym jest KSeF i dlaczego warto się na niego przygotować?
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych w formacie XML (FA(3)). Docelowo ma on:
- uszczelnić system podatkowy,
- uprościć kontrolę dokumentów,
- przyspieszyć obieg faktur,
- wyeliminować papierowe archiwa.
Dla firm oznacza to jednak jedno: bez sprawnego systemu ERP obsługa KSeF może stać się uciążliwa i czasochłonna.
Elastyczna autoryzacja i konfiguracja KSeF w ikom365
Pierwszym krokiem do pracy z KSeF jest prawidłowa autoryzacja. W ikom365 proces ten został zaprojektowany tak, aby był elastyczny i dopasowany do realnych potrzeb firm.
Dostępne metody autoryzacji
System obsługuje dwie metody uwierzytelniania w KSeF:
- autoryzację za pomocą tokena,
- autoryzację z wykorzystaniem certyfikatu KSeF.
Dzięki temu firma może wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do swojej struktury organizacyjnej i polityki bezpieczeństwa.
Obsługa dwóch aktywnych certyfikatów jednocześnie
ikom365 umożliwia jednoczesne korzystanie z:
- certyfikatu do komunikacji z KSeF,
- certyfikatu do cyfrowego podpisywania linków weryfikujących wystawcę faktury.
To szczególnie ważne w kontekście weryfikacji autentyczności dokumentów – zarówno online, jak i w trybie offline.
Kompleksowa wysyłka faktur do KSeF
Wysyłka faktur to kluczowy element integracji z KSeF. W ikom365 proces ten może przebiegać w sposób ręczny lub w pełni automatyczny, w zależności od potrzeb firmy. Wysyłka ręczna jest prosta i szybka, dzięki tylko jednemu kliknięciu.
Pełne wsparcie dla faktur ustrukturyzowanych
System:
- generuje pliki XML zgodne ze strukturą FA(3),
- obsługuje najważniejsze typy dokumentów:
- faktury sprzedażowe,
- faktury zaliczkowe,
- faktury korygujące,
- faktury rozliczeniowe.
Użytkownik pracuje w znanym interfejsie ERP, a system sam odpowiada za zgodność dokumentów z wymaganiami KSeF.
Tryb offline – bezpieczeństwo ciągłości pracy
W przypadku braku połączenia z KSeF system automatycznie przechodzi w tryb offline. Faktury są zapisywane i wysyłane do systemu centralnego w momencie przywrócenia łączności – bez ryzyka utraty danych lub przerwania procesu sprzedaży.
UPO i kody QR – pełna kontrola i weryfikacja
Po poprawnej wysyłce faktury:
- system pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO),
- generuje Kod QR 1, umożliwiający weryfikację i pobranie faktury bezpośrednio z KSeF,
- generuje Kod QR 2, który potwierdza autentyczność wystawcy faktury na podstawie certyfikatu KSeF (w trybie offline).
Dodatkowo możliwa jest bezpośrednia wysyłka kodów QR e-mailem z poziomu systemu.
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF do ikom365
KSeF to nie tylko wysyłka faktur sprzedażowych, ale również odbiór dokumentów zakupowych. W ikom365 cały proces został maksymalnie zautomatyzowany.
Automatyczne pobieranie i identyfikacja kontrahenta
Faktury zakupowe są pobierane bezpośrednio do modułu KSeF – Faktury, a system:
- automatycznie identyfikuje kontrahenta na podstawie numeru NIP,
- przypisuje dokument do właściwej kartoteki kontrahenta.
Mapowanie towarów i integracja z magazynem
Jedną z największych zalet integracji z ERP jest możliwość:
- mapowania pozycji z faktury zakupowej na kartoteki magazynowe ikom365,
- nadawania statusów dopasowania (np. dopasowane, do weryfikacji).
Dzięki temu faktury zakupowe realnie wspierają procesy magazynowe i produkcyjne.
Elastyczne tworzenie dokumentów FZ i PZ
System umożliwia:
- tworzenie faktury zakupu (FZ),
- tworzenie FZ wraz z dokumentem PZ,
- powiązanie faktury z istniejącym już dokumentem PZ.
To ogromne ułatwienie w firmach, gdzie przyjęcia towarów i dokumenty zakupowe powstają w różnym czasie.
Ochrona przed niechcianymi dokumentami
W ikom365 użytkownik może:
- oznaczyć fakturę jako SPAM,
- odrzucić dokument, który nie powinien trafić do obiegu księgowego.
Wizualizacja faktury przed zatwierdzeniem
System ikom365 umożliwia podgląd wizualny pobranej faktury z KSeF jeszcze przed jej zatwierdzeniem w systemie. Użytkownik może sprawdzić wszystkie dane dokumentu w czytelnej formie — m.in. kontrahenta, pozycje towarowe, wartości, stawki VAT czy daty — zanim faktura zostanie wprowadzona do obiegu księgowego i magazynowego.
Dzięki temu:
- łatwiej zweryfikować poprawność dokumentu,
- można szybko wychwycić błędy lub niezgodności,
- ogranicza się ryzyko zaksięgowania nieprawidłowej faktury,
- proces kontroli dokumentów zakupowych jest szybszy i bezpieczniejszy.
Dlaczego warto obsługiwać KSeF bezpośrednio w systemie ERP?
Integracja KSeF z systemem ERP to nie tylko zgodność z przepisami, ale przede wszystkim realne korzyści biznesowe:
- brak ręcznego eksportu i importu XML,
- mniejsze ryzyko błędów formalnych,
- automatyzacja obiegu dokumentów,
- szybsza praca księgowości,
- pełna archiwizacja i audyt dokumentów,
- spójność danych sprzedażowych, zakupowych i magazynowych.
Podsumowanie
KSeF to zmiana, której nie da się uniknąć – ale można się na nią dobrze przygotować. System ikom365 ERP zapewnia pełną, bezpieczną i wygodną obsługę Krajowego Systemu e-Faktur, integrując go z codziennymi procesami firmy.
Dzięki temu KSeF przestaje być obowiązkiem, a staje się naturalnym elementem cyfrowego obiegu dokumentów.
Chcesz zobaczyć, jak działa KSeF w ikom365? Skontaktuj się z nami i umów prezentację systemu.